國內(nèi)很少有寫郵件的習(xí)慣,但到了國外的高校,幾乎什么事都要用郵件和教授溝通!哪怕你現(xiàn)在還沒出國,可能也要開始寫郵件來溝通申請(qǐng)事宜。這讓不少留學(xué)生感到頭禿”~

別擔(dān)心,今天為大家準(zhǔn)備了一份保姆級(jí)寫郵件攻略!包含了寫郵件的基本格式以及需要注意的問題等等。

| 寫郵件的基本格式

一封合格的郵件無外乎緊抓幾個(gè)部分—— 標(biāo)題+稱呼+正文+落款!
1. 標(biāo)題
標(biāo)題的精髓就四個(gè)字:簡明扼要。
因?yàn)榻淌诿刻於家邮沾罅苦]件,所以說明來意,必要時(shí)附上個(gè)人信息,例如 student ID 等,非常重要。
2. 稱謂:Dear Professor XX”
寫給教授的電子郵件應(yīng)當(dāng)以Dear Professor XX”開頭, 如果這是你第一次聯(lián)系這位教授,你可以用Dear”或Hello”來開頭。
一般來說Professor”是最常見的稱謂,簡寫成Prof.”也可以。
假如你的教授是個(gè)Ph.D.,那就要以Dr. XX來稱呼,假如你并不知道TA是否是個(gè)Ph.D.,那就直接用 Prof. XX.
Dear Prof. (last name)/ Greetings Prof. (Last name)/ Dr. (last name) 都是可以的。
最好不要用Mr.”或Mrs.”這種區(qū)分性別的稱謂去稱呼你的教授,在和大學(xué)教授的郵件中就會(huì)顯得不夠成熟、沒有專業(yè)風(fēng)范。
小貼士:這里要強(qiáng)調(diào)的是,我們前文給出的模板是Dear Professor XX”,但自己寫的時(shí)候一定要記得把這里的 XX 替換成收件人的名字,并確保你把對(duì)方的名字拼寫正確了。
在撰寫電子郵件的時(shí)候要格外注意這些特殊的小細(xì)節(jié),這將會(huì)讓收件人感到你的誠意和尊重。
3. 正文
一般來說,正文又可以分為這幾個(gè)部分:
· 簡單問候
· 自我介紹
· 郵件目的
· 詳細(xì)內(nèi)容
(1)問候語——
寫郵件時(shí)不能一開場就直奔主題,而要說一些寒暄語,為你的郵件奠定友好真誠的基調(diào)。
如果你不太了解收件人,你可以說些比較空泛的寒暄語。
寒暄客套:
· I hope you enjoyed the weekend!”(希望你周末過得愉快)
· hope you’re enjoying the weather today.”(希望你喜歡今天的天氣)
· hope you had a lovely break.” (希望你有一個(gè)愉快的假期)
不管是寫給誰的郵件,在正文開頭寫寒暄語將會(huì)顯得你很有禮貌!
(2)自我介紹——
點(diǎn)明姓名、班級(jí)、與教授的聯(lián)系(方便Ta想起你)即可。
例如:My name is XX and l am your student in XXX class.
最好寫清楚具體的課號(hào),因?yàn)榻淌诤芸赡芡瑫r(shí)給同專業(yè)的多個(gè)課程授課,這樣有助于提高溝通的有效性。
自我介紹完之后,可以適當(dāng)Flatter them,拍拍馬屁表示自己非常喜歡他們的課程,
例如:I enjoyed your lecture/seminar/XXX.
表明身份、向教授解釋了你們是如何認(rèn)識(shí)的之后,下一步就是要提出自己的請(qǐng)求了。
(3)郵件目的——
問候和自我介紹完之后,最好簡單明了地告訴教授這封郵件的重點(diǎn)或目的。
I am writing to inquire…(我寫這封信是想詢問...)
I am writing in reference to…(我寫這封信是關(guān)于…)
提出請(qǐng)求之前需要確定這個(gè)問題是你自己無法解決的,而不要提出一大堆你本應(yīng)該自己能夠找到答案的問題。
(4)詳細(xì)內(nèi)容——
這是郵件最重要的部分!我們需要高效地向教授表達(dá)來意及請(qǐng)求!
大家可以記住簡單的3C原則,即 clear清晰,correct正確,concise簡明。
例如:
l have a question about the essay due next Tuesday. (提出疑問)
I am hoping you would be willing to write a strong/positive letter of recommendation. (推薦信)
Could you please tell me what to do next? (請(qǐng)求)I would be grateful if you could give me more time to...
Could I please book to see you during your Office Hour on Friday? At 2 pm? (線下約談)
4. 致謝落款
此時(shí)的教授已經(jīng)看完你的郵件,別忘了再次發(fā)出感謝。
可以用Thank you for your time. 或是 Have a great rest of your day.
最后就是落款了, 別忘了第一個(gè)字母大寫:
· Sincerely(最正式最穩(wěn)妥)
· Yours sincerely
· Respectfully
· Best
· Best regards
| 需要注意的問題
1. 給教授發(fā)郵件的時(shí)候最好使用該學(xué)校的郵箱,而不要使用你的私人郵箱。因?yàn)樗饺肃]箱發(fā)給教授的郵件很有可能會(huì)被拒收。
2. 郵件標(biāo)題要簡明扼要,郵件的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)能夠讓收件人一看就知道這封郵件是關(guān)于什么的,才能確保雙方之間的溝通清晰明了。
3. 中式思維要避免,外國人習(xí)慣第一個(gè)是最重要的,最后一個(gè)則不是,要將重要問題放在前面。
4. 注意語言使用得體,慎用表情符號(hào)、縮寫以及大小寫。
5. 不要過分殷勤,在郵件中對(duì)教授表達(dá)禮貌很重要,但是要適度,尊重教授的同時(shí)也要尊重自己,只有不卑不亢才能得到對(duì)方的尊重!
6. 如果郵件發(fā)出去一星期了還沒收到回復(fù)的話,你可以親自去找教授或者再發(fā)一封郵件跟進(jìn)。
7. 還有一點(diǎn)很重要,那就是在你點(diǎn)擊Send”前一定要再三檢查你的郵件內(nèi)容以及附件!
能夠撰寫專業(yè)的郵件是一項(xiàng)十分寶貴的技能,也是一個(gè)熟能生巧的過程。
一封清晰又有禮貌的郵件還能讓收件人更有可能認(rèn)真回答你的問題,同時(shí)也培養(yǎng)了你和教授之間的關(guān)系。
看完了的這篇文章,希望你現(xiàn)在已經(jīng)清楚了給教授的電子郵件需要包括哪些結(jié)構(gòu)、注意哪些問題等,相信下一封郵件你就能把這些知識(shí)要點(diǎn)都派上用場。
最后,祝各位小伙伴每個(gè)學(xué)期都能順順利利鴨~